O processamento automatizado de documentos é uma revolução para qualquer organização no mundo. Quando feito corretamente com serviços baseados em IA, o ROI de uma empresa pode aumentar em 200% a economia de mão de obra no primeiro ano. Da erradicação de erros humanos à aceleração de fluxos de trabalho, as vantagens são infinitas.
No entanto, essa automação pode ser arriscada para certas indústrias devido ao risco de fraudes. Dependendo do propósito dos documentos, os riscos variam. Para credores, a finalidade é estabelecer confiança com os candidatos. Já para uma instituição de caridade que digitaliza anos de dados internos para criar um banco de dados preciso e abrangente, a intenção é completamente diferente.
O processamento automatizado de documentos é uma revolução para qualquer organização no mundo. Quando feito corretamente com serviços baseados em IA, o ROI de uma empresa pode aumentar em 200% a economia de mão de obra no primeiro ano. Da erradicação de erros humanos à aceleração de fluxos de trabalho, as vantagens são infinitas.
No entanto, essa automação pode ser arriscada para certas indústrias devido ao risco de fraudes. Dependendo do propósito dos documentos, os riscos variam. Para credores, a finalidade é estabelecer confiança com os candidatos. Já para uma instituição de caridade que digitaliza anos de dados internos para criar um banco de dados preciso e abrangente, a intenção é completamente diferente.
Portanto, cada empresa deve adaptar suas soluções para eliminar riscos potenciais.
O que é processamento de documentos?
O processamento de documentos converte dados físicos e analógicos em uma versão digitalizada, que pode ser armazenada para referência futura. Para muitas empresas, essa conversão é um método eficiente para organizar a manutenção de registros internos.
Existem três métodos principais disponíveis no mercado. Com base nos requisitos da organização, as soluções diferem entre si e são classificadas em:
Escolher a opção adequada com IA é apenas o primeiro passo. É essencial que as empresas também adicionem um software de detecção de fraudes para proteger seus ativos.
O que é reconhecimento óptico de caracteres?
OCR é uma tecnologia que converte textos manuscritos ou escaneados dentro de imagens e documentos em dados legíveis por máquina. Também conhecido como escaneamento OCR ou reconhecimento de texto OCR, é especialmente útil para digitalizar documentos físicos e criar arquivos pesquisáveis e classificados.
O que é software RPA?
O RPA é um sistema robótico que opera com base em regras predefinidas, sendo ideal para tarefas repetitivas, como entrada e processamento de dados. No entanto, ele deve ser usado apenas em processos que não exijam tomada de decisão. Diferente do IDP, o RPA não emprega aprendizado de máquina ou algoritmos de IA, funcionando dentro de parâmetros específicos para automatizar a extração de dados.
O que é processamento inteligente de documentos?
O IDP é um tipo de automação que combina OCR com aprendizado de máquina para capturar, extrair e organizar informações. Ele classifica os dados de maneira semelhante ao pensamento humano, permitindo que empresas automatizem seus processos de maneira mais eficiente.
Embora a IA impulsione a eficiência, ela também traz desafios.
Fraude documental
Por mais eficiente que seja, a automação apenas extrai dados, sem verificar a autenticidade dos documentos. Com o aumento da adulteração, onde um em cada cinco documentos financeiros digitais apresenta sinais de fraude invisíveis a olho nu, utilizar apenas um software de automação não é suficiente. Empresas devem incorporar ferramentas de detecção de fraudes para proteger seus interesses.
Saída de dados ruim
A precisão do processamento automatizado depende da qualidade dos dados de entrada. Se as informações forem mal formatadas ou as imagens tiverem baixa resolução, os resultados podem ser imprecisos, exigindo verificações adicionais. Isso compromete o objetivo da digitalização, pois demanda tempo extra para corrigir inconsistências.
Modelos de linguagem não confiáveis (LLMs)
Os LLMs trouxeram novos desafios ao IDP, incluindo possíveis violações de privacidade, envenenamento de dados e decisões tendenciosas devido ao treinamento inicial em conjuntos de dados históricos. Além disso, eles podem gerar informações imprecisas e serem explorados por fraudadores para criar documentos falsos, como e-mails de phishing e perfis fraudulentos.
Dentre os riscos envolvidos, a fraude documental é uma das maiores preocupações para empresas que dependem da verificação de autenticidade.
O que é adulteração de documentos na automação?
Fraude documental, ou adulteração, refere-se à modificação ou falsificação de arquivos, seja por meio da criação de documentos fraudulentos ou da alteração de versões legítimas.
Com a automação sendo usada para economizar tempo e custo, o primeiro passo para qualquer empresa é integrar um software de verificação especializado em prevenção de fraudes. Isso assegura que o objetivo de otimizar tempo e reduzir despesas seja mantido ao longo de todas as fases do processamento.
Fraudes podem ocorrer de diversas formas, incluindo:
Devido à complexidade crescente da fraude documental, a verificação tornou-se um desafio ainda maior.
O que é prevenção de fraude documental?
A prevenção consiste em medidas para impedir que documentos fraudulentos entrem nos sistemas da empresa. Dependendo do setor, essa abordagem pode incluir verificações manuais, inteligência artificial ou ambas.
Como diz o ditado: “É melhor prevenir do que remediar.”
Os métodos mais comuns envolvem:
As melhores ferramentas conectam informações para identificar fraudadores reincidentes.
As fraudes podem ser identificadas de duas formas principais:
A IA pode detectar 30% mais fraudes do que revisões humanas, tornando-se essencial para especialistas, empresários e analistas. Além disso, pode ser combinada com avaliações de risco, processos de integração KYC (Know Your Customer) e estruturas AML (Anti-Money Laundering), dependendo das necessidades da organização.
A maneira mais simples é integrar um serviço de verificação ao processo de automação documental. O ideal é que o software seja fácil de implementar e operar.
Os detectores de fraudes baseados em IA utilizam aprendizado de máquina para analisar metadados e identificar inconsistências ou falsificações, garantindo maior segurança.
Qual é o melhor software de detecção de fraudes para automação de documentos?
A escolha do software ideal depende das necessidades da empresa.
Por exemplo, os credores priorizam a autenticidade documental, logo, uma ferramenta que rejeita arquivos de baixa qualidade e classifique documentos conforme padrões rigorosos é mais adequada.
Conclusão
O processamento de documentos é um procedimento essencial, mas pode se tornar um risco sem um detector de fraudes eficiente.
Para garantir segurança e eficiência, as empresas devem adotar soluções que combinem automação e prevenção. A melhor abordagem é integrar um software forense ao sistema de processamento, reduzindo vulnerabilidades e otimizando resultados.
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